Digitalisierung Bestandsakten (Altakten)

 

 

 

Hintergrund:

  1. Fehlende Akzeptanz für zeitabschnittsweise „Hybridakte“
  2. schrittweise, kontinuierliche Übernahme der Papierakten durch die jeweils zuständigen Stellen nachteilig, da

·       dauernde Bindung von personellen Ressourcen

·       höhere Hardwareanforderungen

·       keine einheitliche Prozessgestaltung

·       keine gleichbleibend hohe Qualität der erzeugten Images

 

 

Unterschied zwischen Bestands- und Altakten

·       Altakten sind Personalakten, die abgeschlossen sind, aber die Aussonderungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

·       Bestandsakten sind Personalakten, die noch in Verwendung sind.

 

 

Varianten des Scans

·       ersetzendes Scannen

·       ergänzendes Scannen

 

 

Umfang der Digitalisierung:

·       Rein zeitliche Abgrenzung (“die letzten zwei Jahre”)

·       Scannen nach Nutzungshäufigkeit (“nur Grundakte”)

·       Scannen on demand

 

 

Digitalisierungsobjekt:

Übernahme nur des bestehenden Aktenbestandes (= Personalakten der aktiven Beschäftigten, nicht der ausgeschiedenen Beschäftigten)

 

 

Varianten der Digitalisierung:

  • nur ein PDF für die gesamte Akte mit allen Dokumenten (+ geringster Aufwand, - Berechtigungen, Dokumentaufteilung)
  • ein PDF pro Vorgang
  • ein PDF pro Seite ohne Bezug

 

 

Vorbereitung:

vor Abgabe zum Scannen inhaltliche Überprüfung und Bereinigung (Löschfristen, Blacklists für zu entfernende Dokumente, z.B. Klebezettel).

 

 

Outsourcing-Bereiche:

1)    Scan-Dienstleistung als solche (mit Durchführung vor Ort oder beim Anbieter)

2)    Scan-Software (temporäre Nutzung auf Mietbasis)

3)    Scan-Hardware (temporäre Nutzung auf Mietbasis)

4)    Scan-Objekt: (aktuelle Posteingänge und / oder Altakten)

5)    Qualitätssicherung / Stichprobenprüfung

6)    Digitale Signatur

7)    Vernichtung der Papierbelege

 

Mögliche Vorgaben:

1)    Belegformat: A4 (evtl. geringer Anteil an A5 Dokumenten)

2)    Scanvorbereitung

3)    Auflösung: 300 dpi (s/w; geringer Anteil evtl. auch in Farbe)

4)    Ausgabe: tiff und durchsuchbares PDF/A (tiff als für die OCR optimales Format, pdf für die Archivierung)

5)    Metadaten

6)    Signatur: Einsatz qualifizierter digitaler Signatur

7) Stichproben/Sichtprüfung 10% bis zu 100% (der Scans und/oder der OCR)