Digitalisierung Bestandsakten (Altakten)
Hintergrund:
· dauernde Bindung von personellen Ressourcen
· höhere Hardwareanforderungen
· keine einheitliche Prozessgestaltung
· keine gleichbleibend hohe Qualität der erzeugten Images
Unterschied zwischen Bestands- und Altakten
· Altakten sind Personalakten, die abgeschlossen sind, aber die Aussonderungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
· Bestandsakten sind Personalakten, die noch in Verwendung sind.
Varianten des Scans
· ersetzendes Scannen
· ergänzendes Scannen
Umfang der Digitalisierung:
· Rein zeitliche Abgrenzung (“die letzten zwei Jahre”)
· Scannen nach Nutzungshäufigkeit (“nur Grundakte”)
· Scannen on demand
Digitalisierungsobjekt:
Übernahme nur des bestehenden Aktenbestandes (= Personalakten der aktiven Beschäftigten, nicht der ausgeschiedenen Beschäftigten)
Varianten der Digitalisierung:
Vorbereitung:
vor Abgabe zum Scannen inhaltliche Überprüfung und Bereinigung (Löschfristen, Blacklists für zu entfernende Dokumente, z.B. Klebezettel).
Outsourcing-Bereiche:
1) Scan-Dienstleistung als solche (mit Durchführung vor Ort oder beim Anbieter)
2) Scan-Software (temporäre Nutzung auf Mietbasis)
3) Scan-Hardware (temporäre Nutzung auf Mietbasis)
4) Scan-Objekt: (aktuelle Posteingänge und / oder Altakten)
5) Qualitätssicherung / Stichprobenprüfung
6) Digitale Signatur
7) Vernichtung der Papierbelege
Mögliche Vorgaben:
1) Belegformat: A4 (evtl. geringer Anteil an A5 Dokumenten)
2) Scanvorbereitung
3) Auflösung: 300 dpi (s/w; geringer Anteil evtl. auch in Farbe)
4) Ausgabe: tiff und durchsuchbares PDF/A (tiff als für die OCR optimales Format, pdf für die Archivierung)
5) Metadaten
6) Signatur: Einsatz qualifizierter digitaler Signatur
7) Stichproben/Sichtprüfung 10% bis zu 100% (der Scans und/oder der OCR)
Der Autor der Website:
Dr. Michael Luber, LL.M.Eur. ist Leitender Ministerialrat im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen und für Heimat. Er ist Leiter des Personal- und Grundsatzreferats der Personalabteilung des Ministeriums und stellvertretender Abteilungsleiter. Zuvor war er u.a. in der Bayerischen Staatskanzlei tätig. Herr Dr. Luber arbeitet an verschiedenen beamtenrechtlichen (Online-)Kommentaren mit und ist Mitautor von Monographien zum Neuen Dienstrecht in Bayern, zum Amtshaftungsrecht (www.staats-haftung.de) und zum Kostenrecht. Er hat Jura an der Ludwig-Maximilians-Universität München studiert und wurde dort zum Dr. iur. promoviert. Er war Teilnehmer des 23. Lehrgangs für Verwaltungsführung.
Die Website ist privat erstellt und nicht als dienstliche Äußerung zu verstehen.
Stand 01.03.2021