Anforderungen der DSGVO in Fallgruppen

Einstellungsverfahren

Anforderung

Erläuterung

Beispiel

Datenschutzkonformität

1) Rechtsgrundlage

-        Gesetz

Art. 103 BayBG

-        Einwilligung

Bei Einholung von Auskünften bei Dritten

Bei Nachfragen bei früheren Arbeitgebern, str.

Bei Auswertung sozialer Netzwerke

beim Verbleib im Bewerberpool

2) Erforderlichkeit

nur die Bewerberdaten erheben, die notwendig sind, um festzustellen, ob der Bewerber für den Dienstposten geeignet und befähigt ist (z.B. Frage nach Geschwistern oder nach Familien-verhältnissen nicht erforderlich).

3) Zweckbindung

Konkretes Bewerbungsverfahren. Das bedeutet: Verbleib im Bewerberpool bei abgelehnten Bewerbern außerhalb des ursprünglichen Verarbeitungszwecks (deshalb für Speicherung neue Rechtsgrundlage erforderlich; gesetzliche Bestimmung nicht vorhanden, deshalb Einwilligung)

4) Speicherbegrenzung

-        zeitlich

Nach Absage + notwendige Rechtsfristen

Verbleib im Bewerberpool idR 18 Monate, danach Unterlagen veraltet

-        funktional

Verschiedene Speicherorte unvermeidlich, da eine einzige große Datenbank technisch nicht realisierbar ist und aus Personalkapazitäts-gründen bearbeitbare Vorlagen vorhanden sein müssen.

5) Vertraulichkeit

-        Verschlüsselung

Jedem Bewerber sollte die Möglichkeit gegeben werden, seine Unterlagen verschlüsselt zu versenden.

Mittelfristig sollte im Karriereportal eine upload-Möglichkeit für die Bewerbung mit verschlüsseltem Datentransfer geboten werden.

-        Trennung

Separates E-Mail-Postfach

Information

-        Bewerber

z.B. automatische Eingangsbestätigung mit Informationen (auch als link auf Behördenhomepage)

Staffelung der Information anhand mehrerer Abschnitte des Bewerbungsverfahrens

Bei Verbleib im Bewerberpool an sich Zweckänderung, aber Info entbehrlich wegen bereits bestehender Kenntnis

-        Dritte

In der Regel entbehrlich, da „Beifang“

Dokumentation

-        Einwilligung

-        VVT

Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst.

Auftragsverarbeitung

Sind Dienstleister in das Bewerbungsverfahren eingebunden?

Personalwechsel zwischen Dienststellen

z.B. Abordnung, Versetzung, Umsetzung, Zuweisung

Anforderung

Erläuterung

Beispiel

Datenschutzkonformität

1) Rechtsgrundlage

-        Gesetz

Art. 103

Auch für Datenaustausch mit anderen Behörden

-        Einwilligung

Bei Wechsel zu anderem Dienstherrn

2) Erforderlichkeit

nur die Personaldaten erheben und weitergeben, die notwendig sind, um festzustellen, ob ein Dienstpostenwechsel realisierbar ist.

3) Zweckbindung

Konkretes Stellenbesetzungs-verfahren oder darauf ausgerichtete Prüfung „im Vorfeld“.

4) Speicherbegrenzung

-        zeitlich

Nach Absage + notwendige Rechtsmittelfristen

-        funktional

Verschiedene Speicherorte unvermeidlich, da eine einzige große Datenbank technisch nicht realisierbar ist und aus Personalkapazitäts-gründen bearbeitbare Vorlagen vorhanden sein müssen.

5) Vertraulichkeit

-        Verschlüsselung

Unterlagen möglichst verschlüsselt versenden.

-        Trennung

Separates oder personenbezogenes E-Mail-Postfach

Information

-        Bewerber

Nicht erforderlich, da keine Informations-erhebung

-        Dritte

Nicht erforderlich, keine neue Informations-erhebung

Dokumentation

-        Einwilligung

-        VVT

Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst.

Maßnahmen während des Beschäftigungsverhältnisses

z.B. Teilzeit, Beurlaubung

Anforderung

Erläuterung

Beispiel

Datenschutzkonformität

1) Rechtsgrundlage

-        Gesetz

Art. 103, Beamtenstatusrecht

-        Einwilligung

Fotos in elektronischen Verzeichnissen,

Auslagerung von BEM-Gesprächen an externe Dienstleister

Private Internet- und E-Mail Nutzung

Biometrische Authentifizierungs-systeme

Smartphone-Ortung

2) Speicherbegrenzung

-        zeitlich

Art. 110

Information

-        Beschäftigter

Umfassender Hinweis zu Beginn des Beschäftigungs-verhältnisses und auf der Intranet-Seite

-        Dritte

der Beschäftigte wird verpflichtet, als Bote dem Dritten die zu erhebenden Informationen einschließlich Rechtebelehrung zu übermitteln, sofern er nicht zugleich als Vertreter des Dritten (gesetzlicher Vertreter bei Kindern, Betreuung oder Vorsorgevollmacht) angesehen werden kann.

z.B. pflegebedürftige Angehörige bei Teilzeit oder Beurlaubung

Dokumentation

-        VVT

Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst.

Behördeninformationsaustausch

·       Landtagseingaben in Einzelfällen,

·       Anfragen aus der nachgeordneten Verwaltung oder aus anderen Ressorts zu Einzelfällen (insb. zur Einholung der Zustimmung nach Art. 40, 48 BayHO oder zur Bezügeabrechnung),

·       direkte Anfragen der Beschäftigten oder von Bürgern,

·       Anfragen des Ministeriums bei Behörden der nachgeordneten Verwaltung oder bei anderen Ressorts zur Stellungnahme.

Anforderung

Erläuterung

Beispiel

Zulässigkeit

1) Rechtsgrundlage

-        Gesetz

Art. 103, Art. 108

-        Einwilligung

Nur erforderlich, wenn Art. 108 nicht greift

Bei Einholung von Auskünften bei Dritten (= keine nachgeordnete oder übergeordnete Behörde)

Bei Beschäftigten von anderen Dienstherren

2) Erforderlichkeit

nur die zur Bearbeitung notwendigen Daten

3) Zweckbindung

Anfrage

4) Speicherbegrenzung

-        zeitlich

Art. 110

-        funktional

Verschiedene Speicherorte unvermeidlich, da eine einzige große Datenbank technisch nicht realisierbar ist und aus Personalkapazitäts-gründen bearbeitbare Vorlagen vorhanden sein müssen.

5) Vertraulichkeit

Möglichst Verschlüsselung

Bei papiergebundenen Informationen besondere Kennzeichnung als vertrauliche Personalsache

Information

-        Beschäftigter (als Dritter)

Infopflicht der anfordernden Behörde (sie erhebt bei einer anderen Behörde=Dritter personen-bezogene Informationen über den Beamten

Art. 103 i.V.m. Art. 108 BayBG und ggf. die zugrunde liegende personalrechtliche Maßnahme, sodass die Information gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. c) entbehrlich ist.

Dokumentation

-        Einwilligung

-        VVT

Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst.

Beschäftigtenauskunft

Beschäftigter erkundigt sich nach dem Inhalt eines ihn betreffenden Verwaltungsverfahrens, z.B. Beihilfe

Anforderung

Erläuterung

Beispiel

Zulässigkeit

1) Rechtsgrundlage

-        Gesetz

Art. 103, Art. 108

2) Vertraulichkeit

Eindeutige Identifizierung des Anfragenden (v.a. bei telefonischen Anfragen oder per privater E-Mail) bei Auskünften aus der Personalakte

Möglichst Verschlüsselung, aber kein Zwang bei ungesicherter E-Mail-Kommunikation (aber sichere Identifikation des Anfragenden)

Information

-        Beschäftigter

Nicht erforderlich, da keine Erhebung

-        Dritte

-

Dokumentation

-        VVT

Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst.

Intranet

·       Eingabeformulare,

·       Speicherung IP-Adresse

·       Online-Fragebögen oder -Anmeldungen (z.B. Gesundheitsmanagement)

·       Umfragen (z.B. Betriebsausflug)

Anforderung

Erläuterung

Beispiel

Zulässigkeit

1) Rechtsgrundlage

-        Gesetz

Art. 103

2) Erforderlichkeit

nur die für die Maßnahme erforderlichen Daten

Anonymisierung bei Mitarbeiterumfragen

3) Zweckbindung

4) Speicherbegrenzung

-        zeitlich

Nach Abschluss der Maßnahme

Information

-        Beschäftigter

Umfassender Hinweis zu Beginn des Beschäftigungs-verhältnisses und auf der Intranet-Seite

Dokumentation

-        VVT

Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst.