Zu unterscheiden ist zwischen

• Personalaktendaten ieS
• Personalaktendaten iwS
• Sachaktendaten
• personenbezogenen Daten
• Bewerberdaten und Beschäftigtendaten
• bei den Beschäftigtendaten zwischen Beamtendaten und Arbeitnehmerdaten

Zur Personalakte gehören prinzipiell nur Unterlagen. Reine Daten gehören in ein Personalverwaltungssystem.

Freilich enthalten auch die Personalaktenunterlagen Daten, die sog. Personalaktendaten (ieS). Personalaktendaten ieS sind alle Daten, die mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.

Personalaktendaten ieS können auch in Sachakten vorkommen, müssen aber stets in einer Unterlage in der Personalakten enthalten sein.

Personalaktendaten iwS dürfen niemals in einer Personalakte (in Form einer Unterlage) abgelegt werden.

Nach § 50 BeamtStG ist für jeden Beamten eine Personalakte zu führen.

Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Alle anderen Unterlagen gehören in Sachakten.

Für Sachakten findet das Personalaktenrecht grundsätzlich keine Anwendung, sondern es gilt das allgemeine Datenschutzrecht, insbesondere Art. 4 bis 8 BayDSG. Einzige Ausnahme ist Art. 107 BayBG für Ansprüche des Beamten auf Auskunft (im Wege der Einsichtnahme), weil sich dieser Anspruch nicht nur auf die Personalakte, sondern auch auf Auskünfte „aus anderen Akten“ bezieht. 

Entscheidend für die Abgrenzung ist stets, ob ein unmittelbarer und ein innerer Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis besteht. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass alle Unterlagen, bei denen "lediglich" 

• ein mittelbarer innerer Zusammenhang,
• ein unmittelbarer äußerer Zusammenhang oder
• ein mittelbarer äußerer Zusammenhang

mit dem Dienstverhältnis besteht, nicht zur Personalakte, sondern zu einer Sachakte gehören. Die entsprechenden Daten können als Personalaktendaten iwS, als personenbezogene Sachaktendaten oder als Personalaktendaten im materiellen Sinn (im Unterschied zu den Personalaktendaten im formellen Sinn, wobei formell den formalen Bezug zur Personalakte meint) bezeichnet werden. Insgesamt können sie als Personaldaten zusammengefasst werden.

Die vier Kategorien sind abschließend. Eine weitere Kategorie von Personaldaten gibt es nicht, da es begrifflich nicht vorstellbar ist, dass es Personal-Daten geben kann, ohne dass zumindest ein mittelbar äußerer Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis besteht.

gelb: Personalaktendaten ieS        rot: Personalaktendaten iwS

Maßgeblich ist stets, welcher Zweck für einen Vorgang prägend ist.

Beispiel:

Bei Zeiterfassungsdaten ist die Kategorisierung als Personalaktendaten ieS oder personenbezogene Sachaktendaten (= Personalaktendaten iwS) davon abhängig, ob die Daten in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit der Erfüllung der Dienstleistungspflicht nach § 34 Satz 1 BeamtStG und der insoweit geltenden Arbeitszeitbestimmungen stehen.

Die typischen Zeiterfassungsdaten, d. h. insbesondere die Einzelbuchungen (Kommt/Geht) im Rahmen gleitender Arbeitszeit oder die hieraus abgeleiteten Zeitsalden (Ist-/Sollzeiten innerhalb des Gleitzeitrahmens) sowie An- und Abwesenheitsübersichten besitzen grundsätzlich keine Personalaktenqualität; es handelt sich um personenbezogene Sachaktendaten. Sie dienen in erster Linie der eigenverantwortlichen Organisation des Beschäftigten. Dass die Daten bei entsprechendem Anlass auch für eine Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeiten durch den Dienstherrn genutzt werden können, führt noch nicht zur Personalaktenqualität der Daten, da hierin nicht der prägende Zweck der Aufzeichnungen liegt.

Um Personalaktendaten handelt es sich bei solchen Unterlagen, in denen Abweichungen von der regulären Dienstleistungspflicht begründet werden, z. B. im Wege der Festsetzung von Abwesenheitszeiten oder durch Anordnung von festen oder Mehrarbeitszeiten. Denn insoweit wird unmittelbar gestaltend auf die Arbeitszeitverpflichtung des Beschäftigten eingewirkt. Zu den Personalaktendaten zählt dabei nicht nur die Festsetzung als solche, sondern auch der Festsetzungsgrund, weil dieser Entscheidungsgrundlage der Festsetzung ist. Personalaktenqualität haben somit z. B. Unterlagen über abweichende Arbeitszeiten, Teilzeitbeschäftigung, Mehrarbeit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Urlaub aus arbeitsmarkt- und familienpolitischen Gründen, Erholungsurlaub, Sonderurlaub, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Pflegezeiten, dienstlich bedingte Abwesenheiten oder Dienstbefreiungen.

Um Personalaktendaten handelt es sich ferner dann, wenn der prägende Zweck der Daten darin besteht, zu überprüfen, ob der Beschäftigte seiner Dienstleistungspflicht im Rahmen der Vorgaben zur Arbeitszeit nachkommt. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn der Betroffene in seinem Zeitsaldo eine bestimmte Obergrenze an Arbeitszeitrückständen überschreitet, da ab diesem Zeitpunkt eine Verletzung der Dienstleistungspflicht im Raum steht und sich ein konkreter Anlass für eine Arbeitszeitkontrolle durch den Dienstherrn ergibt. Letzteres gilt auch im Hinblick auf die Einhaltung von Pausen-, Höchstarbeits- und Ruhezeiten. Zu den Personalaktendaten gehört in solchen Fällen sowohl das Prüfungsergebnis als auch die erforderliche Prüfungsgrundlage (z. B. konkrete Zeiten der Ein- und Ausbuchung zur Feststellung und zum Nachweis eines Verstoßes). Im Zusammenhang mit der Arbeitszeitüberwachung können personenbezogene Sachaktendaten (im Bsp.: einzelne Ein- und Ausbuchungszeiten) also zu Personalaktendaten werden, die in die Personalakte aufzunehmen sind.

Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind;

Der Begriff der Personenbezogene Daten ist nicht deckungsgleich mit den personalaktenrechtlichen Begriffen. Freilich sind alle Personaldaten (Personalaktendaten ieS und Personalaktendaten iwS) zugleich personenbezogene Daten.

Bewerberdaten werden prinzipiell in Sachakten geführt, weil für Bewerber noch keine Personalakten angelegt werden. Maßgeblich ist, dass es kein Dienstverhältnis gibt. Gleichwohl findet für die Erhebung und Nutzung von Bewerberdaten Art. 103 BayBG Anwendung, nicht hingegen Art. 104 bis 111 BayBG. Soweit Art. 103 BayBG keine Regelung enthält, z.B. hinsichtlich der Datenübermittlung, gilt das allgemeine Datenschutzrecht, insbesondere Art. 4 bis 8 BayDSG.