Zu unterscheiden ist zwischen

• Personalaktendaten ieS
• Personalaktendaten iwS
• Sachaktendaten
• personenbezogenen Daten
• Bewerberdaten und Beschäftigtendaten
• bei den Beschäftigtendaten zwischen Beamtendaten und Arbeitnehmerdaten

Zur Personalakte gehören prinzipiell nur Unterlagen. Reine Daten gehören in ein Personalverwaltungssystem.

Freilich enthalten auch die Personalaktenunterlagen Daten, die sog. Personalaktendaten (ieS).

Personalaktendaten ieS können auch in Sachakten vorkommen, müssen aber stets in einer Unterlage in der Personalakten enthalten sein.

Personalaktendaten iwS dürfen niemals in einer Personalakte (in Form einer Unterlage) abgelegt werden.

Nach § 50 BeamtStG ist für jeden Beamten eine Personalakte zu führen.

Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Alle anderen Unterlagen gehören in Sachakten.

Entscheidend ist stets, ob ein unmittelbarer und ein innerer Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis besteht. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass alle Unterlagen, bei denen "lediglich" 

• ein mittelbarer innerer Zusammenhang,
• ein unmittelbarer äußerer Zusammenhang oder
• ein mittelbarer äußerer Zusammenhang

mit dem Dienstverhältnis besteht, nicht zur Personalakte, sondern zu einer Sachakte gehören. Die entsprechenden Daten können als Personalaktendaten iwS oder als Personalaktendaten im materiellen Sinn (im Unterschied zu den Personalaktendaten im formellen Sinn, wobei formell den formalen Bezug zur Personalakte meint) bezeichnet werden. Insgesamt können sie als Personaldaten zusammengefasst werden.

Die vier Kategorien sind abschließend. Eine weitere Kategorie von Personaldaten gibt es nicht, da es begrifflich nicht vorstellbar ist, dass es Personal-Daten geben kann, ohne dass zumindest ein mittelbar äußerer Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis besteht.

gelb: Personalaktendaten ieS        rot: Personalaktendaten iwS

Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind;

Der Begriff der Personenbezogene Daten ist nicht deckungsgleich mit den personalaktenrechtlichen Begriffen. Freilich sind alle Personaldaten zugleich personenbezogene Daten.