Automatisiertes Anlegen nach Eingabe im Personaldatenverwaltungssystem oder manuelles Anlegen:

keine Schnittstellenproblematik, aber manuelle Eingabe der Metdadaten

 

bei der erstmaligen Einführung der ePA: automatisierte Massenanlage oder manuell (vergleichbar zur Frage des Scanners der Bestandsakten)

 

Systemprüfung, ob ePA bereits vorhanden ist

 

Umgang mit Personalakten nach Versetzungen oder aus früheren Beschäftigungsverhältnissen ohne ePA

·       wie beim Umgang mit Bestandsakten

·       Übernahme in ein eigenes Register oder Zuordnung zu den jeweiligen Einzelregistern.

 

  

Grundstruktur: 

• eine gesamtheitliche Akte 
• Keine Übertragung von Strukturen der analogen Personalakte (Grundakte, Teilakte, Nebenakte, Vorakten, Restakten)
• Einheitlich für Beamte und Arbeitnehmer
• Verzeichnis nur, wenn Akten in analoger und digitaler Form (oder - aber sehr problematisch - verschiedene digitale Akten geführt werden

Zweistufige Aktenstruktur (Register, Dokument) 

Ziel: Anknüpfungsobjekte für ausdifferenziertes Such-, Berechtigungs- und Aussonderungskonzept 

Probleme: 

• Koordinierung mit der registraturspezifischen Objekthierarchie Akte – Vorgang – Dokument (Verfügung: „z.A.“ oder „z.V.“); wesentlich für den Beginn der Aufbewahrungsfrist 
• Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Abfolge der Dokumente, sehr str. 

Berechtigungen

Berechtigungen als technische Maßnahme des Zugriffsschutzes

Berechtigung auf Akte, Register (Problem: insbes. „Grundaktenregister“), Dokument und Funktionalität (lesen, schreiben, löschen, drucken) sowie Metadaten

Metadaten der ePA und Register Anknüpfungspunkt für Berechtigungen

 

Aktenstruktur und Berechtigungen:

Beim Anlegen einer Akte werden immer alle Register angelegt, das manuelle Anlegen oder Löschen von Registern ist nicht möglich.

Berechtigungen greifen auf die Akte (anhand der Metadaten) und einzelne Register zu (deswegen auch automatisiertes Anlegen); zur Vermeidung einer Nebenakte wird der Beschäftigungsbehörde ein Zugriffsrecht auf einzelne Dokumente eingeräumt

 

Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwe­cken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Wesentliche Voraussetzung für die Einführung der ePA ist daher ein umfassendes Berechtigungs- und Rollenkonzept

Außerdem zentrale und dezentrale Berechtigungsverwaltung (wer vergibt Berechtigungen)

 

Kernprobleme:

·       Teilzuständigkeiten von Personalsachbearbeitern

·       Direkter Zugang von Vorgesetzten

 

Berechtigung

1)    Subjekt (wer darf zugreifen)

2)    Personalumgriff (auf wen darf zugegriffen werden)

3)    Objekt (Auf welches Dokument darf zugegriffen werden) Akteninhalt

4)    Art des Zugriffs / funktionelle Berechtigung (wie darf zugegriffen werden) z.B. Lesen, Schreiben, Drucken, Löschen.

5)    Temporäre Berechtigung (wie lange darf zugegriffen werden) dauerhaft oder temporär. 

 

Eingang aus / von (bedeutet: Schnittstellenproblematik)

• Sachakte
• Workflow
• Digitaler Ordner (USB-Stick, Portal, Laufwerk)
• E-Mail
• Poststelle
• Scanstelle
• Registratur
• Personalverwaltungssystem

Probleme:

• zulässige Dateiformate - Unveränderlichkeitsgrundsatz und Akte mit Möglichkeit zur Wiederbearbeitung von "Vorlagen"
• Serienbriefe
• Anlagen zu E-Mails

 

Posteingang/Postkorb (für Ablage) und Arbeitsvorrat für Workflow-Beginn v.a. bei Dokumenten mit verschiedenen Aufgabenzuständigkeiten (Bezüge und Personalgrunddaten)

 

Import über Postkorb als Portal oder direkt in den Registern

Postkorb als „Portalraum“ / „Vorschalt-Akte“ vor der Ablage in den Registern der ePA

 

Ablage durch drag & drop (Problem: Dateiformat) oder über virtuellen Drucker

 

Ablage in den Registern erst nach Befüllen der Metadaten des Dokuments (Dokumentname, Dokumentkategorie, Ablagedatum, Löschdatum) und ggf. Signatur

Einheitliche Dokumentennamen/-kategorie über drop down Menü vorgeben

Automatische Zuordnung zum Register über Dokumentenkategorie

 

Dokument-Metadaten als Datenbank bzgl. Inhalt

Entscheidend für TM Berechtigungen und Entfernung von Unterlagen (z.B. Krankheiten)

Erzeugen der Metadaten (nicht: des Akteninhalts durch Befüllen mit Dokumenten, "eine Ebene höher", aber gleiches Problem):

• Import aus PVS
• Scan
• Manuell

 

Signatur

Bestätigung der inhaltlichen und bildlichen Übereinstimmung mit dem Original durch Unterschrift / Signatur vor dem Transport und vor der Ablage im Register

Erforderlich bei Scans und Dateiformatänderungen (z.B. word-Dokument in pdf) und nach einem Transport (z.B. von der Scanstelle)

Anbringen von digitalen Signaturen erfordert weitere Software, die mit der Software zur Vorgangsbearbeitung bzw. anderen Fachverfahren und zur ePA zusammenarbeiten muss, z.B. Governikus Signer

Außerdem Software zum dauerhaften Erhalt der Signatur

Rückstandsfreie Löschung von Dokumenten aus dem vertrauenswürdigen Langzeitspeicher

Prozess bei fehlgeschlagener Signaturprüfung

Betriebsstabilität bei großen Datenvolumina

Kosten für flächendeckende Bereitstellung der Zertifikate einschließlich Anbringen auf eine smartcard und Beschaffung von Kartenlesern

Anbringung der Signatur durch PIN-Eingabe für jedes einzelne Dokument

 

Integrität, Authentizität und Beweiswert des Dokuments

• Integrität - Vergleich mit Papierakte (gelbe Klebezettel, Bleistifttexte)
• Authentizität: Urkundeninhalt und Ablage in die Akte (nur durch Personalsachbearbeiter für diesen Personalaktenteil)
• Beweiswert: Delta zwischen Papierakte und ePA, wenn keine qualifizierte elektronische Signatur aufgebracht ist bzgl. Der Vermutung der Echtheit für ein öffentliches elektronisches Dokument (§ 371a III 2 ZPO i.V.m. § 437 ZPO) bzw. eine gescannte öffentliche Urkunde (§ 371b ZPO i.V.m. § 437 ZPO).

 

Import des gleichen Dokuments in mehrere Register oder link / Verknüpfung (z.B. Teilzeit und Telearbeitsgenehmigung, Heirat, Namens- und Adressänderung

 

Ablage amtsärztlicher Gutachten: eigenes Register mit Einzelberechtigung oder Versiegelung

 

Besonderheiten bei Einwendungen gegen Beurteilungen: zusätzliches Beiblatt scannen

 

Import von Dokumenten, die bereits eine qualifizierte elektronische Signatur haben (zusätzliche Software zur Prüfung der Signatur, Speichermöglichkeit in der Akte)

 

Übernahme von Bewerbungsunterlagen

 

Mitarbeiterbild einfügen (Dateiformat?)

 

Versiegeln von Dokumenten (ärztliche Gutachten im verschlossenen Umschlag)

 

Schwärzen von Dokumenten(teilen) insbes. zur Akteneinsicht

 

 

 

• Analog – digital
• an Behörden oder andere Personalakte
• Daten oder Dokumente oder Akte
• Kopie einer Personalakte oder "link"
• Personalaktenabgabe: Weitergabe + Löschen

 

 

 

 

 

Übersicht über alle Per­sonalakten

Ausblenden von Akten während der Aufbewahrungsfristen

 

Wesentliche Informationen auf "virtueller Übersichtsseite" (Name, Vorname, Geburtsdatum, Personalnummer, Schwerbehinderteneigenschaft, Besoldungs-, Tarifgruppe, Dienststelle, Bild)

 

Alle Register, befüllte Register

Favoritenfunktion

 

Hinweis auf Scans von Bestandsakten

Hinweis auf Führung in Papierform

 

“Blätterfunktion” durch die Register und die ganze Akte

“Vorschaufunktion”

 

Viewer ohne Öffnen der Standardanwendung

 

Metadatenanzeige

 

Drucken

·       Dokument

·       Dokumentart

·       Register

·       Akte

 

 

 

 

Kopierfunktion / linkfunktion: das gleiche Dokument in verschiedenen Registern (sehr kritisch wegen Anmerkungen, besser links).

 

Verschiebungsfunktion (“Umhängen”) von Dokumenten

 

Notiz- bzw. Anmerkungsfunktion

 

Einfügefunktion von Lesezeichen oder Markierungen

 

Suchfunktionen (Hauptproblem: Anzeige der Suchergebnisse nach Berechtigungen "filtern")

·       Volltextsuche nach OCR

·       Metadaten, Wiedervorlagen

·       Nur innerhalb einer Akte / in mehreren Akten gleichzeitig (Wiedervorlagen!)

·       Ergebnisse nur innerhalb der Berechtigungen

 

 

Suche: Metadaten, Dokumentenname, Volltextsuche (sehr problematisch, da eigentlich nur Bilder und Maschinenlesbarkeit evtl. Weitere Datei voraussetzt)Wiedervorlagefunktion

 

 Mappenfunktion (Dokumente aus verschiedenen Registern, die üblicherweise zusammengehörten, in einer Mappe zusammenführen, z.B. Teilzeit- und Telearbeitsverfügung, Elternzeit und Teilzeit)

 

 

 

·       Ganz oder teilweiser Ausdruck der Dokumente

·       Wiedergabe auf einem Bildschirm

·       Elektronische Zurverfügungstellung der Dokumente

·       elektronischer (Teil-)Zugriff auf die PA (temporäre Zugriffsberechtigung – nur Lesen, Drucken)

 

 

 

 

Entfernen von Einzeldokumenten wegen Nachteiligkeit

Dokumente gehören nicht in die PA (versehentliche Ablage),

Löschen von Dokumenten auf Antrag des Beschäftigten oder von Amts wegen

manuelles oder automatisiertes Löschen

manuelles Löschen innerhalb eines Zeitfensters (z.B. 30 Minuten), andernfalls nur nach besonderer Freigabe durch Vorgesetzten

 

Löschen einer ganzen PA

 

Keine Protokollierung der Datenlöschung (“Paginierung der Papierakte”)

 

Aussonderungsfunktion

 

 

 

Revisionssichere Ablage

Veränderung der Dokumente und der Metadaten

 

Protokolltiefe

Änderungen an einer Personalakte (z.B. Dokumente hinzufügen, löschen, Metadaten ändern, ändern)

lesender Zugriff

Drucken

 

Protokollaufbewahrung

Löschen der Protokollierungen mit Lösch­fristen (ca. 6 Monate)

 

 

 

 

Gleichzeitiges Öffnen, Lesen und Bearbeiten in verschiedenen ePA mit Wechsel zwischen den Akten

 

 

 

Gleichzeitiges Öffnen, Lesen und Bearbeiten einer ePA durch mehrere Nutzer (mit gleichen oder abgestuften Nutzungsrechten, z.B. schreiben - nur lesen)