Digitale Personalverwaltung

Um die Verwaltungsabläufe "ins Werk zu setzen", bedarf es zahlreicher Instrumente, also Werkzeuge, die Inhalte transportieren, sog. Content Management Systeme.

Grundbaustein jedes Prozesses innerhalb der Personalabteilung ist ein sog. Content Management System (CMS) (Inhaltsverwaltungssystem), also ein Instrument (=System) zur Verwaltung (= Management in Form der Anzeige und ggf. der regelbasierten Bearbeitung) von personenbezogenen Daten (=Content). Das einfachste CMS in der analogen Variante ist die papiergebundene (Personal-)Akte. In der digitalen Variante ist es z.B. die digitale Personalakte, das Bezügeabrechnungsverfahren oder die elektronische Zeiterfassung.

Die CMS bestehen aus zwei Grundbausteinen:

1. Die Personalakte (in der analogen oder der digitalen Form)

2. Die Personalverwaltungssysteme (in der analogen oder der digitalen Form).

Hauptgrund für die Unterscheidung ist nicht eine funktionale und technische Abgrenzung. Auch die Personalakte lässt sich nämlich als CMS zur Personaldatenverwaltung begreifen. Hauptgrund ist vielmehr die unterschiedliche rechtliche Behandlung: Für die Personalakte (in der analogen oder der digitalen Form) gelten die personalaktenrechtlichen Vorschriften vollumfänglich und unmittelbar. Für die Personalverwaltungssysteme gelten sie demgegenüber nur teilweise und nur entsprechend.

Häufig wird freilich gleichwohl vertreten, dass sie auch für die sonstigen Formen der Personaldatenverwaltung oder der Personalbearbeitungsverwaltung gelten würden. Das ist unzutreffend. Die personalaktenrechtlichen Vorschriften gelten ausschließlich für die Führung der Personalakte. Sie sind kein allgemeines „Beamtendatenschutzrecht“ und passen in Teilen ohnehin nicht für die sonstigen Formen der Personaldatenverwaltung oder der Personalbearbeitungsverwaltung. Vor allem sind die verschiedenen Formen der Personaldatenverwaltung außerhalb der Personalakte auch keine Personalnebenakte, da sie gerade andere Zwecke als die Personalakte verfolgen. Insbesondere gelten die beiden zentralen Grundsätze des Personalaktenrechts - die Personalaktenvollständigkeit und die Personalaktenwahrheit - für die Personalverwaltungssysteme nicht: Erstens ist nicht erforderlich, dass alle Informationen, die in der Personalakte vorhanden sind, auch im Personalverwaltungssystem vorgehalten werden müssen (kein Grundsatz der Vollständigkeit). Und zweitens ist das Personalverwaltungssystem gerade auf Abänderbarkeit der Daten angelegt, während die Personalakte zwingend unveränderlich sein muss (kein Grundsatz der Unveränderlichbarkeit als Ausprägung der Personalaktenwahrheit).    

Ein CMS bezweckt entweder das Vorhalten, Aufbereiten und Verfügbarmachen von Personaldaten zum Zweck der Datenverwaltung (= Personaldatenverwaltung, PDV). Oder es dient primär der Bearbeitung eines Einzelfalls (Sachverhaltsfeststellung, Bearbeitung, Entscheidung, Bekanntgabe) haben (= Personalbearbeitungsverwaltung, PBV).

Für die CMS, die sich auf die Datenanzeige beschränken, gilt, dass sie ausschließlich Daten enthalten dürfen, die bereits in der Personalakte enthalten sind (Grundsatz der Datenabhängigkeit von der Personalakte). Demgegenüber dürfen die CMS, die auch der Bearbeitung eines Einzelfalls dienen, auch Daten beinhalten, die nicht in der Personalakte enthalten sind (Grundsatz der Datenunabhängigkeit von der Personalakte), vor allem auch deshalb, weil sie Personalaktendaten erst generieren. Hintergrund ist, dass bei den "Daten-CMS" eine funktionale Ähnlichkeit zur Personalakte besteht, während bei den "Bearbeitungs-CMS" eine größere funktionale Ähnlichkeit zu Sachakten besteht.

Für die Managementsysteme, die eine regelbasierte Bearbeitung zum Gegenstand haben, gelten darüber hinaus besondere Vorschriften, z.B. die Erlaubnis zur vollständigen "Dunkelverarbeitung" nur bei Antragsverfahren ohne Antragsabweichung.