Grundvarianten:

1)    Frühes Scannen des Posteingangs vor der Sachbearbeitung

2)    Spätes Scannen nach Abschluss des Papiervorgangs

 

Spätes Scannen:

+ sehr geringe Anpassungen des bestehenden Arbeitsprozesses

- kein Nutzen für die elektronische Vorgangsbearbeitung, nur elektronische Archivierung

 

 

Systemzusammenhang:

Scans sind nur ein Input-Kanal für die ePA. Darüber hinaus:

• Textverarbeitungsdokumente bei digitalem workflow
• E-Mail-Programme (Problem: E-Mail-Anhänge: verschiedenste Formate, komprimiert passwort-geschützt)
• Personaldatenverwaltungssysteme
• Fremdsysteme
• FAX

 

 

Prozessübersicht:

1)    Scanvorbereitung (Schriftgutaufbereitung, Stapelbildung),

2)    Scannen (optional incl. Bildoptimierung),

3)    Qualitätssicherung Scan,

4)    Indizierung/Verschlagwortung

5)    Signatur,

6)    Verschlüsselung (Objekt und Transport),

7)    OCR,

8)    Qualitätssicherung OCR,

9)    Weiterleitung des Images/Metadaten (Export) zur Zielanwendung (ePA),

10) Clearing,

11) Vernichtung der Papierdokumente.

 

 

Scanvorbereitung:

physikalische Vorbereitung des Beleggutes (Entfer­nen von Klammern und Klebezetteln).

 

Scannen:

• Scannen in zentraler Scanstelle oder dezentrales Scan­nen
• parallele Erzeugung mehrerer Formate (.tiff für die OCR; PDF/A für die Akte).

 

Bildoptimierung:

Kontrastoptimierung, Schräglagenkorrektur und Bildzuschnitt

 

Qualitätssicherung Scan (Vollständigkeits-/Lesbarkeitskontrolle):

• Vollzähligkeit, Vollständigkeit, Reproduzierbarkeit und Übereinstimmung mit dem Ori­ginal
• keine Vernichtung der Originaldokumente vor Abschluss der Qualitätskontrolle
• automatisierte QS
• Stichproben bis Vollkontrolle

 

Indizierung:

Erstellung eindeutiger Zugriffsinfor­mationen für das Wiederauffinden gespeicherter Dokumente (sofern keine OCR erfolgt)

 

Signatur:

• elektronische Signatur beweist die Integrität (Unveränderlichkeit) und Authentizität (Unterschrift der signierenden Person) der gespeicherten elektronischen Dokumente
• kein Verschlüsselungsinstrument
• Prinzip: Von dem zu signierenden Dokument wird ein "Fingerabdruck" genommen (ein sog. Hash-Wert), der anschließend mit dem persönlichen Schlüssel ("Signaturschlüssel") des Unterschreibenden mit kryptographischen Verfahren verschlüsselt wird.
• Signaturniveaus
• • "fort­geschrittene" Signatur
  • "qualifizierte" elektronische Signatur
• Formen
• • Einzelsignatur
  • Stapelsignatur
  • Massensignatur (nicht bi qeS)

 

OCR:

• OCR (Optical Character Recognition) ist eine Methode zur optischen Zeichenerkennung.
• Erkennungs­rate von 100% nicht erreichbar.
• Volltexterkennung oder partielle Erkennung (für Indexierung?)
• Möglichkeit des Abgleichs mit vorhandener Datenbank?