Personalakte - Abgrenzung zur Sachakte

 

 

Nach § 50 BeamtStG ist für jeden Beamten eine Personalakte zu führen.

 

Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Alle anderen Unterlagen gehören in Sachakten.

 

 

7.1. Sachakten

Sachakten sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis zu trennenden Zwecken, dienen. Sachakten dürfen nicht den Charakter einer Personalakte haben. Sie sind grundsätzlich themenbezogen anzulegen. Innerhalb des Sachthemas kann eine namensbezogene Unterteilung erfolgen. Die Sachakte darf aufgrund ihres Gesamtinhalts jedoch nicht zu einer „zweiten Personalakte“ werden.

Folgende Unterlagen haben Sachaktenbezug (exemplarische Auflistung):

• Entwürfe von Schreiben,

• Personalratsbeteiligungen,

• Veranstaltungsprogramme, Zuweisung zu einem Lehrgang,

• Übersendungsschreiben,

• Anforderungen von Beurteilungen,

• Genehmigungen zur Annahme von Belohnungen und Geschenken,

• E-Mail-Schriftwechsel,

• Vorgänge der Personalplanung, Geschäftsverteilung,

• Stellenausschreibungen,

• Bewerbungen (soweit nicht ausnahmsweise, aus Gründen der

Personalplanung eine andere Festlegung erfolgt ist oder es sich um

erfolgreiche Bewerbungen handelt),

• Bestandteile von Prozessakten,

• Widerspruchsbescheide, sofern eine abschließende Entscheidung durch Gerichtsbeschluss oder Urteil vorliegt,

• Bestandteile von Prüfungsakten,

• Bestandteile von Sicherheitsakten,

• Bestandteile von Ausbildungsakten,

• Sachbeschwerden,

• Aussagegenehmigungen,

• Zeichnungsbefugnis,

• Vorschlagswesen,

• Leitungsvorlagen,

• Glückwunschschreiben,

• Sozialfragebögen,

• Dienstpläne.

 

 

Entscheidend ist stets, ob ein unmittelbarer und ein innere Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis besteht. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass alle Unterlagen, bei denen "lediglich" 

  • ein mittelbarer innerer Zusammenhang,
  • ein unmittelbarer äußerer Zusammenhang oder
  • ein mittelbarer äußerer Zusammenhang

mit dem Dienstverhältnis besteht, nicht zur Personalakte, sondern zu einer Sachakte gehören.