Die elektronische Personalakte

 

Zugang

Hauptproblem: Abbildung der Berechtigungsstruktur für den Zugriff bei größeren Hierarchien und bei Teilzuständigkeiten der Personalarbeiter

 

 

Organisation

Abbildung von Teilakten und „Karteireitern“ innerhalb der Akten

Beachtung der Objekthierarchie Akte – Vorgang – Dokument (Verfügung: „z.A.“ oder „z.V.“); wesentlich für den Beginn der Aufbewahrungsfrist

 

 

Inhalt

Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Dokumente

Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Abfolge der Dokumente (Problem: Umsetzung der personalaktenrechtlich zulässigen und notwendigen Entfernung von Unterlagen aus der Personalakte)

Überführung von Papierdokumenten durch ersetzendes oder (bloßes) ergänzendes Scannen zu Beginn oder am Ende des Bearbeitungsprozesses

 


 

Verhältnis zur Papierakte

Hybridakte: Teile der Personalakte werden in Papier, andere Teile elektronisch geführt (aber nie der gleiche Inhalt sowohl in Papier als auch elektronisch)

Beweisakte: die elektronisch geführte Personalakte wird zusätzlich noch in Papierform geführt; die Papierakte ist dann aber keine Personalakte mehr, sondern eine reine Beweisakte. Die umgekehrte Variante ist ebenfalls möglich, insbes. beim sog. ergänzenden Scannen – dann wird die Personalakte in Papierform geführt, und der elektronische Teil wird zu „Nachweis- und Vollständigkeitszwecken“ geführt. Die entsprechenden Dokumente müssen jeweils besonders gekennzeichnet werden, für sie gelten dann die personalaktenrechtlichen Vorschriften entsprechend.

 

 

Schnittstellen

Übernahme von der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Übergabe der Personaldaten an das Personalverwaltungssystem

 

 

Umgang mit Bestands- und Altakten

Altakten sind Personalakten, die abgeschlossen sind, aber die Aussonderungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Eine Digitalisierung ist hier in aller Regel sinnfrei.

Bestandsakten sind Personalakten, die noch in Verwendung sind.

Für die Überführung in die elektronische Akten sind folgende Varianten denkbar:

Rein zeitliche Abgrenzung

Scannen nach Nutzungshäufigkeit

Scannen on demand

 



Verhältnis zum elektronischen Personalverwaltungssystem:

Häufig werden zusätzlich zur elektronischen Personalakte auch elektronische Personalverwaltungssysteme (zu den Begriffen siehe hier) eingesetzt. Der wesentliche Unterschied in technisch-praktischer Hinsicht liegt darin, dass das ePVS auf Basis seiner Datenbankstruktur umfangreiche Suchfunktionen bietet, während die ePA maximal nach bestimmten Begriffen durchsucht werden kann.

 

Schwierigkeiten entstehen dann, wenn im ePVS Elemente der elektronischen Personalakte abgebildet werden sollen. Dies dürfte mit § 50 BeamtStG nicht mehr vereinbar sein, weil eine Akte begrifflich eine Blattsammlung ist und zur Personalakte "Unterlagen" genommen werden - beim ePVS gibt es aber weder eine Blattsammlung noch Unterlagen - das ePVS besteht vielmehr aus Datenbankeinträgen. Wenn es aber technisch gelingt, im ePVS Unterlagen zusätzlich abzulegen, kann insoweit auch die Funktionalität einer ePA abgebildet werden. Dann muss aber im Verzeichnis in der Grundakte auch dieser "Aktenteil" im ePVS angegeben werden.