Einstellungsverfahren |
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Anforderung |
Erläuterung |
Beispiel |
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Datenschutzkonformität |
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1) Rechtsgrundlage |
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- Gesetz |
Art. 103 BayBG |
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- Einwilligung |
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Bei Einholung von Auskünften bei Dritten Bei Nachfragen bei früheren Arbeitgebern, str. Bei Auswertung sozialer Netzwerke beim Verbleib im Bewerberpool |
2) Erforderlichkeit |
nur die Bewerberdaten erheben, die notwendig sind, um festzustellen, ob der Bewerber für den Dienstposten geeignet und befähigt ist (z.B. Frage nach Geschwistern oder nach Familien-verhältnissen nicht erforderlich). |
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3) Zweckbindung |
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Konkretes Bewerbungsverfahren. Das bedeutet: Verbleib im Bewerberpool bei abgelehnten Bewerbern außerhalb des ursprünglichen Verarbeitungszwecks (deshalb für Speicherung neue Rechtsgrundlage erforderlich; gesetzliche Bestimmung nicht vorhanden, deshalb Einwilligung) |
4) Speicherbegrenzung |
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- zeitlich |
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Nach Absage + notwendige Rechtsfristen Verbleib im Bewerberpool idR 18 Monate, danach Unterlagen veraltet |
- funktional |
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Verschiedene Speicherorte unvermeidlich, da eine einzige große Datenbank technisch nicht realisierbar ist und aus Personalkapazitäts-gründen bearbeitbare Vorlagen vorhanden sein müssen. |
5) Vertraulichkeit |
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- Verschlüsselung |
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Jedem Bewerber sollte die Möglichkeit gegeben werden, seine Unterlagen verschlüsselt zu versenden. Mittelfristig sollte im Karriereportal eine upload-Möglichkeit für die Bewerbung mit verschlüsseltem Datentransfer geboten werden. |
- Trennung |
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Separates E-Mail-Postfach |
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Information |
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- Bewerber |
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z.B. automatische Eingangsbestätigung mit Informationen (auch als link auf Behördenhomepage) Staffelung der Information anhand mehrerer Abschnitte des Bewerbungsverfahrens Bei Verbleib im Bewerberpool an sich Zweckänderung, aber Info entbehrlich wegen bereits bestehender Kenntnis |
- Dritte |
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In der Regel entbehrlich, da „Beifang“ |
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Dokumentation |
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- Einwilligung |
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- VVT |
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Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst. |
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Auftragsverarbeitung |
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Sind Dienstleister in das Bewerbungsverfahren eingebunden? |
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Personalwechsel zwischen Dienststellen |
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z.B. Abordnung, Versetzung, Umsetzung, Zuweisung |
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Anforderung |
Erläuterung |
Beispiel |
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Datenschutzkonformität |
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1) Rechtsgrundlage |
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- Gesetz |
Art. 103 Auch für Datenaustausch mit anderen Behörden |
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- Einwilligung |
Bei Wechsel zu anderem Dienstherrn |
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2) Erforderlichkeit |
nur die Personaldaten erheben und weitergeben, die notwendig sind, um festzustellen, ob ein Dienstpostenwechsel realisierbar ist. |
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3) Zweckbindung |
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Konkretes Stellenbesetzungs-verfahren oder darauf ausgerichtete Prüfung „im Vorfeld“. |
4) Speicherbegrenzung |
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- zeitlich |
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Nach Absage + notwendige Rechtsmittelfristen |
- funktional |
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Verschiedene Speicherorte unvermeidlich, da eine einzige große Datenbank technisch nicht realisierbar ist und aus Personalkapazitäts-gründen bearbeitbare Vorlagen vorhanden sein müssen. |
5) Vertraulichkeit |
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- Verschlüsselung |
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Unterlagen möglichst verschlüsselt versenden. |
- Trennung |
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Separates oder personenbezogenes E-Mail-Postfach |
Information |
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- Bewerber |
Nicht erforderlich, da keine Informations-erhebung |
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- Dritte |
Nicht erforderlich, keine neue Informations-erhebung |
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Dokumentation |
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- Einwilligung |
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- VVT |
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Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst. |
Maßnahmen während des Beschäftigungsverhältnisses |
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z.B. Teilzeit, Beurlaubung |
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Anforderung |
Erläuterung |
Beispiel |
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Datenschutzkonformität |
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1) Rechtsgrundlage |
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- Gesetz |
Art. 103, Beamtenstatusrecht |
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- Einwilligung |
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Fotos in elektronischen Verzeichnissen, Auslagerung von BEM-Gesprächen an externe Dienstleister Private Internet- und E-Mail Nutzung Biometrische Authentifizierungs-systeme Smartphone-Ortung |
2) Speicherbegrenzung |
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- zeitlich |
Art. 110 |
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Information |
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- Beschäftigter |
Umfassender Hinweis zu Beginn des Beschäftigungs-verhältnisses und auf der Intranet-Seite |
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- Dritte |
der Beschäftigte wird verpflichtet, als Bote dem Dritten die zu erhebenden Informationen einschließlich Rechtebelehrung zu übermitteln, sofern er nicht zugleich als Vertreter des Dritten (gesetzlicher Vertreter bei Kindern, Betreuung oder Vorsorgevollmacht) angesehen werden kann. |
z.B. pflegebedürftige Angehörige bei Teilzeit oder Beurlaubung |
Dokumentation |
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- VVT |
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Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst. |
Behördeninformationsaustausch |
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· Landtagseingaben in Einzelfällen, · Anfragen aus der nachgeordneten Verwaltung oder aus anderen Ressorts zu Einzelfällen (insb. zur Einholung der Zustimmung nach Art. 40, 48 BayHO oder zur Bezügeabrechnung), · direkte Anfragen der Beschäftigten oder von Bürgern, · Anfragen des Ministeriums bei Behörden der nachgeordneten Verwaltung oder bei anderen Ressorts zur Stellungnahme. |
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Anforderung |
Erläuterung |
Beispiel |
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Zulässigkeit |
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1) Rechtsgrundlage |
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- Gesetz |
Art. 103, Art. 108 |
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- Einwilligung |
Nur erforderlich, wenn Art. 108 nicht greift |
Bei Einholung von Auskünften bei Dritten (= keine nachgeordnete oder übergeordnete Behörde) Bei Beschäftigten von anderen Dienstherren |
2) Erforderlichkeit |
nur die zur Bearbeitung notwendigen Daten |
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3) Zweckbindung |
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Anfrage |
4) Speicherbegrenzung |
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- zeitlich |
Art. 110 |
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- funktional |
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Verschiedene Speicherorte unvermeidlich, da eine einzige große Datenbank technisch nicht realisierbar ist und aus Personalkapazitäts-gründen bearbeitbare Vorlagen vorhanden sein müssen. |
5) Vertraulichkeit |
Möglichst Verschlüsselung Bei papiergebundenen Informationen besondere Kennzeichnung als vertrauliche Personalsache |
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Information |
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- Beschäftigter (als Dritter) Infopflicht der anfordernden Behörde (sie erhebt bei einer anderen Behörde=Dritter personen-bezogene Informationen über den Beamten |
Art. 103 i.V.m. Art. 108 BayBG und ggf. die zugrunde liegende personalrechtliche Maßnahme, sodass die Information gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. c) entbehrlich ist. |
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Dokumentation |
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- Einwilligung |
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- VVT |
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Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst. |
Beschäftigtenauskunft |
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Beschäftigter erkundigt sich nach dem Inhalt eines ihn betreffenden Verwaltungsverfahrens, z.B. Beihilfe |
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Anforderung |
Erläuterung |
Beispiel |
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Zulässigkeit |
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1) Rechtsgrundlage |
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- Gesetz |
Art. 103, Art. 108 |
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2) Vertraulichkeit |
Eindeutige Identifizierung des Anfragenden (v.a. bei telefonischen Anfragen oder per privater E-Mail) bei Auskünften aus der Personalakte Möglichst Verschlüsselung, aber kein Zwang bei ungesicherter E-Mail-Kommunikation (aber sichere Identifikation des Anfragenden) |
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Information |
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- Beschäftigter |
Nicht erforderlich, da keine Erhebung |
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- Dritte |
- |
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Dokumentation |
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- VVT |
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Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst. |
Intranet |
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· Eingabeformulare, · Speicherung IP-Adresse · Online-Fragebögen oder -Anmeldungen (z.B. Gesundheitsmanagement) · Umfragen (z.B. Betriebsausflug) |
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Anforderung |
Erläuterung |
Beispiel |
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Zulässigkeit |
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1) Rechtsgrundlage |
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- Gesetz |
Art. 103 |
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2) Erforderlichkeit |
nur die für die Maßnahme erforderlichen Daten Anonymisierung bei Mitarbeiterumfragen |
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3) Zweckbindung |
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4) Speicherbegrenzung |
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- zeitlich |
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Nach Abschluss der Maßnahme |
Information |
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- Beschäftigter |
Umfassender Hinweis zu Beginn des Beschäftigungs-verhältnisses und auf der Intranet-Seite |
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Dokumentation |
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- VVT |
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Von VVT „Führung der Personalakten“ und „Personalaktenbezugs-vorgänge“ erfasst. |
Der Autor der Website:
Dr. Michael Luber, LL.M.Eur. ist Leitender Ministerialrat im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen und für Heimat. Er ist Leiter des Personal- und Grundsatzreferats der Personalabteilung des Ministeriums und stellvertretender Abteilungsleiter. Zuvor war er u.a. in der Bayerischen Staatskanzlei tätig. Herr Dr. Luber arbeitet an verschiedenen beamtenrechtlichen (Online-)Kommentaren mit und ist Mitautor von Monographien zum Neuen Dienstrecht in Bayern, zum Amtshaftungsrecht (www.staats-haftung.de) und zum Kostenrecht. Er hat Jura an der Ludwig-Maximilians-Universität München studiert und wurde dort zum Dr. iur. promoviert. Er war Teilnehmer des 23. Lehrgangs für Verwaltungsführung.
Die Website ist privat erstellt und nicht als dienstliche Äußerung zu verstehen.
Stand 01.03.2021