Die sieben Grundsätze der Personalaktenführung

 

 

 

 

1. Grundsatz der Einzigkeit

 

Über jeden Beamten darf nur eine einzige Personalakte geführt werden. Die Führung von Doppelakten, Sonderakten oder geheimen Akten ist nicht erlaubt.

 

 

2. Grundsatz der Exklusivität

 

In die Personalakte dürfen nur Unterlagen zu Personalaktendaten aufgenommen werden. Sachaktenunterlagen dürfen dagegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden.

 

 

3. Grundsatz der Unveränderlichkeit

 

Die Personalakte muss vor Veränderungen geschützt werden.

 

 

4. Grundsatz der Vollständigkeit

 

Die Personalakte muss alle Unterlagen enthalten, die den Beamten betreffen und mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.

 

 

5. Grundsatz der Nutzungsbeschränkung

 

Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden.

 

Personalaktendaten sind nicht länger zu verarbeiten oder nutzen als erforderlich.

 

 

6. Grundsatz der Vertraulichkeit

 

Personalakten dürfen nicht allgemein zugänglich sein. Personalakten unterliegen der besonderen Geheimhaltung. Zugang haben nur die mit der Personalverwaltung beauftragten Bediensteten, welche einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

   

  

7. Grundsatz der Transparenz

 

Die Personalakte muss gegenüber den Beamten auf dessen Wunsch transparent gemacht werden.