Struktur der Personalakte

 

 

 

Grundstruktur:

·       eine gesamtheitliche Akte

·       Keine Teilakten

·       Keine Personalnebenakte (Ausnahme: es sollen nur Auszüge erkennbar sein)

 

Zweistufige Aktenstruktur (Register, Dokumentart / Unterregister)

·       Ziel: Anknüpfungsobjekte für ausdifferenziertes Berechtigungs- und Aussonderungskonzept

·       Probleme:

o   Koordinierung mit der registraturspezifischen Objekthierarchie Akte – Vorgang – Dokument (Verfügung: „z.A.“ oder „z.V.“); wesentlich für den Beginn der Aufbewahrungsfrist

o   Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Abfolge der Dokumente

 

 

Register / Dokumentart

 

1)    Persönliche Verhältnisse (R1)

a.     Personenstand (Heiratsurkunde)

b.     Anschrift (Anschriftenänderung)

c.     Schwerbehinderung (Kopie Ausweis)

2)    Einstellungsunterlagen

a.     Bewerbung (D21)

b.     Einstellungsverfahren (D22)

3)    Ausbildung (R3)

a.     Ausbildungsqualifizierung (D31)

b.     Modulare Qualifizierung (D32)

4)    Dienst-/Arbeitsverhältnis (R4)

a.     Ernennungen (Urkunden)

b.     Arbeitsverträge

c.     Teilzeit

d.     Dienstlicher Einsatz (Dienstpostenübertragung)

e.     Feststellungen zur Diensttahigkeit

f.      Tele- und Wohnraumarbeit

5)    Bezüge/Entgelt (R5)

6)    Urlaub/Dienstbefreiungen (R6)

7)    Krankheit (R7)

8)    Beurteilungen/Zeugnisse (R8)

9)    Fortbildung (R9)

10)Nebentätigkeiten (R10)

11)Disziplinarrecht/Abmahnungen/Dienstaufsicht (R11)

12)Personalnebenakte (R12)

13)Bestandsakte (R13)

 

 

Verhältnis zur Papierakte

·       Hybridakte: Teile der Personalakte werden in Papier, andere Teile elektronisch geführt (aber nie der gleiche Inhalt sowohl in Papier als auch elektronisch)

·       Beweisakte: die elektronisch geführte Personalakte wird zusätzlich noch in Papierform geführt; die Papierakteist dann aber keine Personalakte mehr, sondern eine reine Beweisakte. Die umgekehrte Variante ist ebenfalls möglich, insbes. beim sog. ergänzenden Scannen – dann wird die Personalakte inPapierform geführt, und der elektronische Teil wird zu „Nachweis- und Vollständigkeitszwecken“ geführt. Die entsprechenden Dokumente müssen jeweils besonders gekennzeichnet werden, für siegelten dann die personalaktenrechtlichen Vorschriften entsprechend.

 

 

Verhältnis zum elektronischen Personaldatenverwaltungssystem

·       Schnittstellen für Import und Export

 

·       Führendes System für Erstanlage eines Datensatzes (evtl. mit automatisierter Datensatzanlage im Folgesystem)