Softwarefunktionen

 

 

 

Anlegen einer Personalakte

 

·       Automatisiertes Anlegen nach Eingabe im Personaldatenverwaltungssystem

·       Manuelles Anlegen

·       Massenanlage bei der erstmaligen Einführung der ePA

·       Systemprüfung, ob ePA bereits vorhanden ist

 

Umgang mit Personalakten nach Versetzungen oder aus früheren Beschäftigungs-verhältnissen ohne ePA

·       wie beim Umgang mit Bestandsakten

·       Übernahme in ein eigenes Register oder Zuordnung zu den jeweiligen Einzelregistern.

 

 

Befüllen / Import

 

Unmittelbare Aufnahme von digital erstellten Dokumenten (auch bei Serienbriefen) (z.B. virtuelles Drucken oder „drag and drop“ im PDF/A Format)

Aufnahme von digital eingegangenen Dokumenten (Problem: Anlagen zu E-Mails)

 

Ablage amtsärztlicher Gutachten: eigenes Register mit Einzelberechtigung

 

Besonderheiten bei Einwendungen gegen Beurteilungen: zusätzliches Beiblatt scannen

 

Daten-Schnittstelle für den Import aus dem Personaldatenverwaltungssystem (initial und bei Änderungen / Ergänzungen während des laufenden Betriebs)

 

Metadaten aus Scans

 

Import-/Exportfunktionen im XDOMEA-Standard für den Behördenaustausch

 

Übernahme von Bewerbungsunterlagen

 

Mitarbeiterbild einfügen

 

 

Export

 

·       Analog – digital

·       Daten oder Dokumente oder Akte

 

 


 

Anzeige und Druck

 

Übersicht über alle Per­sonalakten

Ausblenden von Akten während der Aufbewahrungsfristen

 

Wesentliche Informationen auf "virtueller Übersichtsseite" (Name, Vorname, Geburtsdatum, Personalnummer, Schwerbehinderteneigenschaft, Besoldungs-, Tarifgruppe, Dienststelle, Bild)

 

Alle Register, befüllte Register

Favoritenfunktion

 

Hinweis auf Scans von Bestandsakten

Hinweis auf Führung in Papierform

 

“Blätterfunktion” durch die Register und die ganze Akte

“Vorschaufunktion”

 

Viewer ohne Öffnen der Standardanwendung

 

Metadatenanzeige

 

Drucken

·       Dokument

·       Dokumentart

·       Register

·       Akte

 

 

Digitale Methoden

 

 

Kopierfunktion / linkfunktion: das gleiche Dokument in verschiedenen Registern (sehr kritisch wegen Anmerkungen, besser links).

 

Verschiebungsfunktion (“Umhängen”) von Dokumenten

 

Notiz- bzw. Anmerkungsfunktion

 

Einfügefunktion von Lesezeichen oder Markierungen

 

Suchfunktionen

·       Volltextsuche nach OCR

·       Metadaten, Wiedervorlagen

·       Nur innerhalb einer Akte / in mehreren Akten gleichzeitig (Wiedervorlagen!)

·       Ergebnisse nur innerhalb der Berechtigungen

 

Wiedervorlagefunktion

 

 

 

 

Personalakteneinsicht und Aktenauskunft

 

·       Ganz oder teilweiser Ausdruck der Dokumente

·       Wiedergabe auf einem Bildschirm

·       Elektronische Zurverfügungstellung der Dokumente

·       elektronischer (Teil-)Zugriff auf die PA (temporäre Zugriffsberechtigung – nur Lesen, Drucken)

 

 

 

Löschfunktion

 

Entfernen von Einzeldokumenten

Dokumente gehören nicht in die PA,

Löschen von Dokumenten sind Antrag oder von Amts wegen

 

Keine Protokollierung der Datenlöschung (“Paginierung der Papierakte”)

 

Aussonderungsfunktion

 

 

Protokollierung

 

Protokolltiefe

Änderungen an einer Personalakte (z.B. Dokumente hinzufügen, löschen, Metadaten ändern, ändern)

lesender Zugriff

Drucken

 

Protokollaufbewahrung

Löschen der Protokollierungen mit Lösch­fristen (ca. 6 Monate)

 

 

 

Arbeiten mit mehreren ePA

 

Gleichzeitiges Öffnen, Lesen und Bearbeiten in verschiedenen ePA mit Wechsel zwischen den Akten

 

 

 

Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Nutzer auf die gleiche ePA

 

 

Gleichzeitiges Öffnen, Lesen und Bearbeiten in verschiedenen ePA mit Wechsel zwischen den Akten